O timesheet, ou time tracking, se tornou uma parte inseparável do trabalho dos colaboradores para a gestão do tempo nas organizações.
Em algumas organizações é necessário preenchê-los, em outras aprová-los, mas em todas elas os timesheets servem para:
- Acompanhar o engajamento dos colaboradores em suas atividades;
- Rastrear horas gastas por determinados tipos de atividades e/ou projetos;
- Aferir o andamento em relação as estimativas de trabalhos planejados;
- Contabilizar e aferir as horas para o pagamento de profissionais de acordo com o volume de trabalho produzido;
- Embasar e dar suporte ao faturamento de serviços prestados aos clientes.
São muitas as funções e necessidades dos timesheets no universo corporativo e escolher uma boa solução, que atenda as necessidades da organização, se faz necessário, uma vez que o trabalho tende a estar cada vez mais organizado e distribuído (remoto).
Recursos
Entre os recursos mais básicos de uma solução de timesheet estão:
- Registro e edição das horas trabalhadas;
- Aprovações de horas;
- Consolidação e exportação das planilhas das horas trabalhadas.
Soluções mais elaboradas de timesheet dispõem também de:
- Cronômetro/Relógio para apropriação de horas;
- Opções de registro de horas por total de tempo gasto e/ou horário de início e fim da atividade;
- Opções de categorização das horas trabalhadas em tarefas, tipos de tarefas, projetos e outros dados que melhorem a relevância informação;
- Controle de horas faturáveis e não faturáveis;
- Aferição de valores por custo base e por valor de venda (comercial);
- Distribuição e totalização de horas trabalhadas por Centro de Custos;
- Relatórios analíticos e consolidados, gráficos ou tabelados;
- Possibilidade de criação de painéis personalizados para acompanhamento das informações;
- Criação de projetos e tarefas para apontamento das horas;
- Aplicativos que facilitam o registro das horas trabalhadas.
Benefícios
Entre os principais benefícios de uma boa solução de timesheet estão:
- Ganho de produtividade: ao invés de alimentar várias planilhas manualmente, as soluções mais modernas de timesheet oferecem recursos que otimizam e até sugerem o seu preenchimento;
- Diminuição de erros: algumas soluções permitem a inclusão de validações adicionais que ajudam a evitar erros no preenchimento e no envio dos timesheets;
- Transparência: acesso a todos os registros e aprovações de horas trabalhadas;
- Acesso Unificado: todas as informações passam a estar num único local e organizadas de forma que facilitam as funções de gerenciamento que são realizadas a partir desta informação;
- Redução da complexidade gerencial entre sistemas: em muitos casos a própria solução de timesheet oferece recursos unificam os sistemas de apontamento de horas e de distribuição de tarefas, reduzindo a complexidade de gerenciamento entre sistemas;
- Melhoria de performance do negócio com a fluidez e integração entre as plataformas gerenciais: que permitem otimizar e integrar ainda mais o ambiente de trabalho, otimizando a gestão do negócio em suas múltiplas plataformas e frentes de utilização da mesma informação, como por exemplo, integração com sistemas internos de Ponto Eletrônico, RH (Carga Horária, Calendários, Feriados e Afastamentos), ERPs e CRMs.
Não importa se as necessidades com relação ao timesheet na sua organização são mais básicas ou mais elaboradas, o importante é analisar a expectativa interna para que se encontre uma solução que atenda às necessidades de gestão e não onere o dia-a-dia dos colaboradores.
Ficou interessado em conhecer mais sobre soluções de timesheet? Entre em contato com a nossa equipe Comercial, podemos demonstrar com o Trace pode ajudá-lo com seus timesheets corporativos.