Trace, Author at Trace Sistemas

ITSM com o Trace

O ITSM, ou Gerenciamento de Serviços de TI, tem o objetivo de alinhar os serviços prestados pela área de Tecnologia da Informação (TI) às demandas de negócio, de uma empresa. Observando a organização sobre como todos os serviços do departamento de TI serão prestados, o ITSM busca estabelecer padrões de qualidade para os serviços, eliminando trabalhos, gargalos e desvios que não agregam valor ao negócio, otimizando e reduzindo custos de operação. Todos os trabalhos realizados pela área de TI, seja no modelo de desenvolvimento de novos projetos para as necessidades apresentadas pelas áreas, ou no modelo de atividades de suporte e sustentação às operações do dia a dia, são encarados como serviços. Normalmente parte-se de uma etapa preliminar onde a organização avalia quais são os serviços que a sua TI presta e/ou deveria prestar, para então, partir para o mapeamento e modelagem dos processos que irão suportar seus serviços, adotando melhores práticas e/ou modelos de mercado que se adequem ao seu negócio. Um dos modelos mais adotados, na gestão de serviços de TI, é o ITIL (Information Technology Infrastructure Library), que não é um modelo prescritivo, com regras rígidas a serem seguidas tal e qual descritas, mas que permite adaptações as necessidades e particularidades do modelo de negócio da organização. Definido o modelo de como a TI irá operar, acontece a divulgação corporativa, comunicado e qualificando as pessoas sobre como e quais serviços estarão disponíveis, além de seus padrões de atendimento e de qualidade. A partir daí, a gestão de serviços de TI passa por estabilização e então, ciclos contínuos de melhorias e adaptações as necessidades do negócio, que podem estar em constante evolução. Geralmente, dentro deste contexto, de que todos os trabalhos realizados pela TI devem ser oferecidos como uma carta, ou catálogo, de serviços, muitas empresas centralizam estes pedidos em uma Central de Serviços de TI, onde as solicitações são encaminhadas como tickets e é possível rastreá-los até sua finalização. Garante-se padrões de atendimento, níveis de serviços, clareza sobre as próximas etapas, priorizações, retornos e comunicação entre as partes envolvidas, buscando fluidez e performance no atendimento das demandas de negócio, garantido e sustentando sua operação. O Trace é uma plataforma que permite organizar, através de uma Central de Serviços, a entrada e distribuição de todos os pedidos de TI, garantindo a sistematização e padronização dos processos, dando transparência e condições de aferição aos níveis de serviços que foram acordados, de forma que seja possível medir e avaliar os volumes de atendimentos realizados, norteando as decisões, realinhamentos e direcionamentos que precisam ser feitos para que a TI suporte a operação corporativa. Hoje temos muitos clientes que implementaram seu ITSM utilizado o Trace, alguns inclusive já evoluíram seu modelo de gestão para o formato de CSC (Central de Serviços Compartilhados), onde não só a TI é vista e organizada com uma carta de serviços dentro da organização, mas onde todas as demais áreas também organizam e ofertam seus serviços, de forma estruturada e padronizada, para todo o público corporativo.Com a nossa expertise nos trabalhos de mapeamento e implementação de soluções tecnológicas de suporte aos processos organizacionais, temos certeza de que podemos te ajudar a dar o ponta pé inicial no seu ITSM, ou ainda, a reestruturar e melhorar seus processos, rumo ao próximo nível de maturidade e gestão dos serviços de TI. Venha conversar com a nossa equipe comercial.

analysis, analytics, business-1841158.jpg

Você sabe o que é diagrama de gantt?

Uncategorized / By Trace

Ele é a visualização gráfica das etapas planejadas para um projeto, onde cada etapa tem o seu planejamento representado por uma barra no eixo horizontal do gráfico, facilitando assim, a sua compreensão e leitura. Com este formato de exibição, o Diagrama de Gantt permite ao gerente de projetos entender melhor: 👉🏻 Segmentação das etapas que compõem o projeto; 👉🏻 Período de execução de cada etapa, início e término, na linha de tempo do projeto; 👉🏻 Interdependência entre as etapas; 👉🏻 O que ocorre em sequencia ou paralelamente; 👉🏻 E a distribuição de responsabilidades entre os executores do projeto com a finalidade de otimizar a duração do projeto. Deseja otimizar o tempo de seus funcionários e administrar melhor as funções da sua empresa? Venha conhecer o Trace🚀 Para conhecer a solução Trace, entre em contato com nossa equipe: comercial@tracesistemas.com.br📧 Se você é cliente, entre em contato através da nossa Central de Atendimento: (51) 2101-6914📞

Novo Canvas de Projetos

PROJETOS / By Trace

A ferramenta de Canvas de Projetos foi totalmente remodelada, garantindo uma melhor usabilidade, fluidez e compatibilidade com os navegadores de mercado, além de novas funcionalidades. As operações foram redistribuídas na tela a fim de melhorar a sua ocupação, facilitando a navegação e manuseio das operações, a visualização e leitura das informações e o seu modelo de impressão em PDF. A partir desta versão, também já é permitido criar projetos tradicionais a partir do Canvas de Projeto, de forma que o canvas fique automaticamente vinculado ao novo projeto. Quando um novo projeto é criado a partir do canvas, algumas informações textuais contidas nas caixas do canvas são automaticamente copiadas para o novo projeto, de acordo como seguinte mapeamento: Após criar um projeto a partir o canvas, ou após vincular o projeto manualmente ao canvas, ficam habilitados os recursos para criar atalhos com links para as principais telas do projeto no canvas. Nesta versão, foi adicionada a opção de link para a tela de EAP do Projeto. Ficou interessado em conhecer mais sobre o canvas do Trace? Entre em contato com a nossa equipe Comercial e agende uma apresentação.

Timesheet para Gestão do Tempo nas Organizações

TIMESHEET / By Trace

O timesheet, ou time tracking, se tornou uma parte inseparável do trabalho dos colaboradores para a gestão do tempo nas organizações. Em algumas organizações é necessário preenchê-los, em outras aprová-los, mas em todas elas os timesheets servem para: São muitas as funções e necessidades dos timesheets no universo corporativo e escolher uma boa solução, que atenda as necessidades da organização, se faz necessário, uma vez que o trabalho tende a estar cada vez mais organizado e distribuído (remoto). Recursos Entre os recursos mais básicos de uma solução de timesheet estão: Soluções mais elaboradas de timesheet dispõem também de: Benefícios Entre os principais benefícios de uma boa solução de timesheet estão: Não importa se as necessidades com relação ao timesheet na sua organização são mais básicas ou mais elaboradas, o importante é analisar a expectativa interna para que se encontre uma solução que atenda às necessidades de gestão e não onere o dia-a-dia dos colaboradores. Ficou interessado em conhecer mais sobre soluções de timesheet? Entre em contato com a nossa equipe Comercial, podemos demonstrar com o Trace pode ajudá-lo com seus timesheets corporativos.

Gerenciamento de Projetos Ágeis com o Trace (Scrum)

METODOLOGIA ÁGIL / By Trace

O gerenciamento de projetos ágeis com o Trace, no modelo Scrum, é simples e vem sendo aperfeiçoado ao longo do tempo, de forma que recursos mais modernos e também orientados as novidades do framework estejam disponíveis na solução. Trabalhando com Scrum, você pode gerenciar e priorizar o Backlog de seu projeto na própria ferramenta. Sendo assim, uma vez dispostos os itens de Backlog e suas tarefas em diferentes Sprints, cada membro da equipe consegue acompanhar o andamento dos itens e das suas tarefas pelo quadro Kanban, que mostra a evolução no fluxo de trabalho, além de permitir o registro das horas trabalhadas com integração com o módulo de Timesheet do Trace. Você poderá atribuir os papéis do framework, com Scrum Master, Product Owner, Equipe do Projeto e também definir as demais Partes Interessadas, distribuindo assim as responsabilidades em cada projeto. Artefatos oficiais como Product Backlog e o Sprint Backlog são padrões oferecidos pela solução utilizados para facilitar o gerenciamento do progresso do trabalho no projeto, assim como artefatos complementares como gráficos de Burndown, Burnup, Desempenho no Sprint entre outros. Diferentes métricas como Efetividade dos Sprints, Velocidade Média dos Sprints, Lead Time e Cycle Time, entre outras análises quantitativas são facilmente acompanhados nos painéis de Resumo do Sprint e/ou do Projeto na solução. Além dos recursos colaborativos que são oferecidos para uma melhor interação entre as atividades de manutenção e priorização do Backlog, pelo Product Owner, e as atividades de definição de sprints e execução de tarefas, do Scrum Master e da Equipe do Projeto, pode-se utilizar outros facilitadores como impressão e envio de relatórios padrões por e-mail, anexação de documentos complementares na área do projeto, reuniões (chat) online para acompanhar os diversos eventos, como reuniões diárias, de planejamento ou revisão do sprint, para uma comunicação mais fluida e efetiva no projeto. Além de permitir organizar as diversas informações e o trabalho dos seus projetos, o Trace também permite o agrupamento de projetos, coordenados entre si, compondo programas e portfólios dentro da solução. No Trace, você poderá chegar a uma análise completa dos seus projetos e também das relações destes projetos com os demais itens gerenciáveis do Trace, como workflows, projetos tradicionais, itens estratégicos, esforço incluindo gerenciamento de timesheet com contratos e banco de horas, facilitando a integração das atividades de gerenciamento e de tomada de decisão. Quer conhecer mais sobre o gerenciamento de projetos ágeis com o Trace, clique aqui e fale com a nossa equipe Comercial, ou se você já cliente, ligue para a nossa Central de Atendimento (51) 2101-6914.

Organização, controle e gestão da jornada de trabalho em home office

HOME OFFICE / By Trace

As jornadas de trabalho em home office (trabalho remoto) já são uma realidade para empresas que optaram por uma cultura organizacional mais inovadora, em prol do aumento de produtividade e diminuição de custos, sem perda de qualidade, gerando assim vantagens competitivas no mercado. O Trace é uma solução única e integrada, que possui diversos recursos que permitem a organização, controle e gestão de uma serie de atividades da sua empresa no modelo home office, tais como: Tudo isso e muito mais, em uma plataforma web e integrada, que permite a utilização dos recursos de forma colaborativa entre aqueles que planejam, monitoram e gerenciam a produtividade da sua organização, e aqueles que executam as atividades no dia-a-dia, privilegiando a transparência, a comunicação e orquestração das jornadas de trabalho de suas equipes remotas. Ficou interessado em saber como o Trace pode ajudar a sua organização com as jornadas de trabalho em home office? Então entre em contato com a nossa equipe comercial aqui.

creativity, idea, inspiration-819371.jpg

Automatização de processos em 5 dicas

PROCESSOS / By Trace

Muitas empresas buscam produtividade e eficiência. Neste cenário a utilização de uma Solução de Gestão possui extrema importância para administração do seu negócio. O relacionamento com o cliente, Custos, fluxos de aprovação, RH, Marketing, Logística, Jurídico e diversas outras áreas necessitam manter um controle permanete sobre suas ações. A automatização de processos auxiliam na redução de custos, padroniza as rotinas, apoia a comunicação interna, centraliza e integra a informação, além de, a partir de todos estes insumos, gerar visões gráficas para o nível executivo para tomada de decisão. 1. Mapeamento É comum encontrarmos duplicidade de atividades, descentralização das informações, tarefas manuais entre outras condições que oneram o capital humano no universo corporativo. Faça o mapeamento de todos os processos e assim tenha ima visão sistêmica de toda operação, identificando gargalos e atividades que não agregam valor. Pense no sequenciamento, gatilhos, validações, regras de negócio, buscando o fluxo das informações e as regras de negócio. 2. Cronograma Comece pelo mais simples. Esta dica é importante para localizar e corrigir desvios. crie um cronograma definindo cada etapa de implantação, validações, testes e designar uma equipe multidisciplinar. 3. Foco Planeje os processos mantendo foco no usuário/cliente, envolvendo-os no trabalho de levantamento, validações e testes sempre que possível. É importante salientar que os fluxos são customizáveis, ou seja, podem e irão sofrer alterações até sua conclusão final, desta forma, será clara o retorno de satisfação nas mudanças em qualidade de atendimento, agilidade no atendimento, centralização da informação, publicação de resultados entre outros benefícios. 4. Treinamentos Manter a motivação e o engajamento dos profissionais é altamente relevante. Garantir a correta utilização das funcionalidades se faz necessária para explorar o potencial criativo e intelectual. 5. Monitoramento Avaliar os resultados e impactos gerados na automatização de cada processo é fundamental. Portanto é necessário definir visões e indicadores que apresentem de forma consolidada garantindo a visibilidade e proporcionando a tomada de decisão. Ficou interessado em automatizar seus processos? Venha conversar conosco! Clique aqui e preencha seu e-mail que entraremos em contato.

Central de Serviços Compartilhada com o Trace

CSC / By Trace

Acompanhar o andamento das demandas pode ser uma tarefa bem mais simples do que parece. O Trace centraliza todas as solicitações de serviços da sua empresa em um único portal corporativo. E o melhor: tudo pode ser configurado de acordo com o perfil do usuário, adaptando as mesmas informações vistas por todos os membros da equipe para a mais fácil visualização individual. No dia a dia, você pode acompanhar o fluxo de serviços e o rendimento de cada profissional de forma dinâmica. Quando necessário, realize aprovações com alçadas e envie autorizações de forma simples e prática. Receba as notificações sobre o andamento de cada demanda em tempo real e não perca tempo com metodologias complexas. O Trace garante toda a segurança e compromisso necessários quando o assunto é prestação de serviços. A entrega proposta e as regras previstas em contratos ficam registradas e evidenciadas ao longo do processo em formato de SLAs. Também é possível integrar o painel com diversos outros sistemas via webservices, facilitando ainda mais a centralização de seu workflow. Após o primeiro período de uso, o sistema oferece importantes dados de pesquisa que servirão para garantir cada vez mais a fluidez na padronização dos processos organizacionais de sua empresa. A troca e compartilhamento de informações também ocorre de forma simples através dos recursos da ferramenta. E para completar tudo, o novo app Trace Demandas torna ainda mais rápida a visualização do seu workflow. Você pode acessar as mesmas funções do sistema para PC, mas na tela de seu smartphone. Saiba mais sobre como funciona essa novidade clicando aqui.

devops, business, process improvement-3155972.jpg

Metodologia Ágil deixa de ser uma ferramenta para projetos complexos.

METODOLOGIA ÁGIL / By Trace

Atualmente, as empresas encontraram as melhores soluções para controle, acompanhamento e execução dos trabalhos na utilização dos modelos de gestão compartilhada dos recursos, onde o coletivo se sobrepõem as estruturas rígidas e formais. Neste contexto a metodologia Ágil, baseada em entregas, mostrou ser uma maneira eficiente e eficaz para a gestão do trabalho, seja ela realizada na forma de rotina ou projeto.Assim, as atividades corporativas, administrativas ou produtivas que antes eram relegadas aos processos departamentais puderam usufruir de novas condições de escalabilidade e simplificação. O TRACE, dentro de sua multidisciplinaridade, destaca importantes pacotes de ferramenta para o apoio a estas novas necessidades, são elas: – Suíte Ágil para Projetos e Demandas;– Suíte Time Sheet e Apropriação de Horas ;– Suíte BPM – Work Flow de Processos; Descubra o ÁGIL com a TRACE! Entre em contato com a nossa equipe Comercial, podemos demonstrar com o Trace pode ajudá-lo.

O home office da sua empresa com suporte ao seu cliente

HOME OFFICE / By Trace

Em tempos de distanciamento social, o home office tem se tornado uma alternativa necessária para garantir que as empresas continuem produtivas nos períodos de quarentena, garantindo a oferta de seus serviços aos seus clientes e também a manutenção dos postos de trabalho dos seus colaboradores. Neste cenário, as empresas que antes organizavam suas rotinas de trabalho, como o recebimento, distribuição e gerenciamento de serviços, a partir de um escritório físico, passam a necessitar de uma plataforma que permita a virtualização da organização deste escritório de trabalho, de forma que acomode o trabalho distribuído, na modalidade de home office. O TraceGP é uma solução de gestão do trabalho que atua nas organizações permitindo que tanto os seus clientes, quanto os seus colaborares, possam trabalhar a partir de um ponto único de contato no atendimento dos seus serviços. Nesta plataforma é possível sistematizar e virtualizar os seus serviços, permitindo que sua central de atendimento e/ou suporte trabalhe de forma descentralizada fisicamente, mas centralizada, a partir de um ponto comum entre seus clientes e colaboradores. Seus clientes poderão encaminhar suas solicitações, de serviços e de suporte, através de formulários que são parametrizados de acordo com as características de cada serviço ou processo de negócio da sua organização. Estes serviços podem ser classificados e encaminhados aos grupos e equipes de trabalho na sua organização, a partir do mapeamento do seu catálogo de serviço, ou de quaisquer outras classificações que sua organização determine. Alçadas de aprovação, automatização de encaminhamentos por tempo de espera, controles de SLAs (Acordo de Níveis de Serviços), configuração de notificações automáticas e controle de postagem de ocorrências visando manter o acompanhamento e comunicação transparentes nas tratativas, entre suas equipes de trabalho e seus clientes, são alguns recursos da solução Trace. Relatórios e painéis nativos para o controle e gerenciamento dos serviços prestados, por processos, clientes, incidências de tipo de serviço, seus volumes em quantidades, percentuais e horas, demais classificações e produtividade das suas equipes de trabalho, também estão disponíveis. A solução permite a customização de relatórios e a parametrização de dashboards de acompanhamento, de acordo com as características e particularidades de acompanhamento do seu modelo de negócio. A plataforma é toda web, mas para as equipes que trabalham com serviço de campo, também possui aplicativos para o atendimento de serviços a partir de smartphones com sistema operacional Android e iOS. O Trace pode ser a sua oportunidade de garantir a prestação de serviços aos seus clientes, garantido a qualidade, fluidez, transparência e o gerenciamento do seu negócio, num momento em que suas equipes necessitam agir distribuídas. Se você ficou interessado e deseja saber mais sobre como o Trace pode ajudar a sua organização home office da sua empresa com suporte ao seu cliente, entre em contato com a nossa equipe comercial aqui.